La destrucción de documentos consiste en eliminar definitivamente de forma segura y efectiva información confidencial de clientes o usuarios. La esencia de destruir los documentos es que no se pueda utilizar la información que allí se encuentra. En este post le mostraremos la clasificación de la destrucción de documentos.
A pesar de que ha avanzado la forma de guardar la información; el servicio de destrucción de documentos sigue siendo un servicio imprescindible para muchas instituciones públicas o privadas; ya que siempre se debe resguardar la confidencialidad y privacidad de los clientes o usuarios.
Por lo que dependiendo de la cantidad y el tipo de material la clasificación en la destrucción de documentos se puede realizar de la siguiente manera: periódica, puntual, de marca, de soporte óptico y de otros tipos de materiales confidenciales.
Clasificación en la Destrucción de Documentos
Según la cantidad de material que puede desechar una empresa estas se clasifican en:
- Destrucción periódica
Este tipo de destrucción se realiza cuando el recipiente esté lleno, pudiendo ser: mensual, trimestral, semestral o anual. Para facilitar el almacenaje, la empresa contratada debe facilitar recipientes de seguridad como: papeleras de reciclaje, buzones, jaulas o contenedores.
- Destrucción puntual o extraordinaria
Este tipo de destrucción surge en momentos puntuales del año. En la mayoría de los casos los documentos están en formato de papel; por lo que la destrucción se hace a través de una trituradora.
- Destrucción de marca
Este tipo de servicio consiste en destruir productos de marca reconocida que estén: defectuosos, obsoletos, hayan sido falsificados, descatalogados o decomisados. La destrucción del material debe realizarse en presencia del cliente y de un funcionario público que dé fe de la destrucción.
- Destrucción de soportes ópticos
Este tipo de servicio consiste en destruir CD, CD-ROM, DVD, DVD-ROM, HD-DVD y Blu-ray antiguos; el objetivo es que la información almacenada en estos soportes no pueda ser reutilizada bajo ninguna forma.
- Destrucción de otros materiales confidenciales
Este tipo de servicio consiste en destruir de forma segura y confiable materiales confidenciales para las empresas; como: discos duros, ordenadores, pendrive, impresoras, tarjetas de créditos, uniformes, radiografías, cintas de películas o cualquier otra presentación
Para finalizar, es importante mencionar que la empresa contratada debe entregar un certificado de destrucción, independientemente del modo de clasificación de la destrucción.
Si tienes cualquier duda de los documentos que se pueden destruir y los que no, o los que las actuales normativas te obligan a guardar o eliminar, la empresa Transformación ecoenergia (Traneco) te puede ayudar con una asesoría completa según tus necesidades, especialistas en destrucción de documentos de todo tipo, con certificado de seguridad oficial. Puedes ver la ley destrucción documentos, que regula estas situaciones.