Toda empresa u organismo público que destruya documentos personales de los clientes o usuarios debe contar con un certificado; esto en virtud de demostrar que ha destruido de forma clara y legal los documentos. En este sentido, a través de este post te diremos qué es un certificado de destrucción de documentos.
Lo primero que debes saber es que la Ley Orgánica de Protección y Derechos Digitales garantiza que la información personal que se va a destruir se realice de forma total y segura.
Ahora bien, quien garantiza que todo se ha hecho conforme a la ley es precisamente el certificado de destrucción de documentos; refrendando que esos documentos han sido destruidos y no pueden ser utilizados en un futuro.
Es por ello que el certificado de destrucción es un instrumento legal que contiene la información clara y precisa de cada paso del proceso de destrucción de los documentos personales de clientes o usuarios.
Datos que Contiene el Certificado de Destrucción de Documentos
Para que un certificado de destrucción de documentos tenga validez jurídica debe contener los siguientes datos:
- Día de la destrucción
Esto permite demostrar la fecha precisa de cuando se realizó el acto de destrucción de documentos.
- Método empleado en la destrucción
El método es la forma que se utilizó para hacer la destrucción; es decir, si los documentos fueron triturados, quemados o disueltos en ácido.
- Tamaño de la película
Esto permitirá dejar constancia de un registro fílmico documentado para que no haya confusión alguna de que el proceso se realizó claramente.
- Lugar de la destrucción de los documentos
Esto permite demostrar que la destrucción se realizó en un sitio adecuado y pertinente; cumpliendo con lo exigido por la ley.
Por último, debemos destacar que el certificado de destrucción de documentos garantiza el estricto cumplimiento de la Orgánica de Protección y Derechos Digitales. Aunado a que este certificado también resguarda y protege a las empresas u organismos en caso de auditorías o acciones legales en su contra.
