La mayoría de las empresas guardan información personal confidencial en sus archivos. Con información confidencial nos referimos a nombres, números de seguridad social, números de tarjetas de crédito y otros datos importantes de esta índole, que permiten identificar a las personas que han sido clientes o empleados.

Hasta donde llega la obligación de una empresa 2021Toda esta información con frecuencia se solicita para completar pedidos y solicitudes de clientes, establecer una nómina de empleados o realizar cualquier tipo de funciones comercial. Como es de imaginarse todos estos datos confidenciales son una gran responsabilidad, ya que si caen en las manos equivocadas, pueden provocar graves problemas como fraude, robo de identidad, etc.

Por todo esto, las empresas deben conocer con exactitud la obligación que tienen de borrar los datos confidenciales de sus clientes y así proteger la información personal de que se les ha confiado y la reputación de su negocio.

El proceso de borrar datos puede hacerse de diversas formas que incluyen la implementación de un plan apropiado elaborados por empresas especializas en la destrucción de documentos. Independientemente del procero seleccionado, hay algunos detalles al respecto que debes conocer y que describiremos a continuación.

¿Por cuánto tiempo se pueden conservar los datos?

Los datos deben almacenarse durante el menor tiempo posible. El tiempo que se mantienen va a depender del tipo de empresa u organización y como necesita procesar los datos.

Entonces, cada empresa debe establecer límites de tiempo para borrar o revisar los datos almacenados. Excepcionalmente, los datos personales pueden conservarse durante un período más prolongado, solo si hay fines de archivo con interés público o por motivos de investigación. En este caso deben adoptarse medidas técnicas y organizativas adecuadas.

¿Cómo deshacerse adecuadamente lo que ya no necesita la empresa?

Lo que para la empresa es basura, para un ladrón puede ser una mina de oro, por lo tanto, el proceso de borrado de datos debe ser adecuado. Dejar recibos de tarjetas de crédito o papeles similares con información de identificación personal expuesto, puede facilitar un fraude y exponer a los consumidores al riesgo del robo de identidad. Al eliminar correctamente la información confidencial, se asegura de que no se pueda leer ni reconstruir.

Las prácticas adecuadas para borrar datos confidenciales dependen de la sensibilidad de la información, los costos y beneficios que ofrezco el método de eliminación y la tecnología usada.

Es posible desechar eficazmente los registros de papel triturándolos, quemándolos o pulverizándolos antes de ponerlos en el recipiente de la basura. Muchas empresas tienen trituradoras disponibles en el lugar de trabajo, incluso junto a la fotocopiadora.

Cuando se desechan ordenadores viejos o dispositivos de almacenamiento portátiles, debe usarse un software para borrar datos de manera segura. Estos programas son económicos y pueden proporcionar mejores resultados cuando se desea sobrescribir todo el disco duro. La eliminación de archivos tradicionales generalmente no es suficiente porque los archivos pueden continuar existiendo en el disco duro del ordenador y pueden recuperarse fácilmente.

Los encargados de la empresa deben asegurarse que los empleados que trabajan de forma remota, también sigan los protocolos para desechar documentos confidenciales.